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各種規程について

就業規則、その他の規程は、企業リスクを軽減するために予め明文化しておくことが必要です。
記載がないことで、無用な労使トラブルにつながる例も少なくありません。

■賃金規程

法律で定められた事項を全て記載しなければならないのはもちろんのこと、
そもそも御社が「給与(基本給、各種手当、賞与)を何に対して支払いたいのか」を明確にすることが大事です。
それが明確になることによって、自ずと支給ルールが決まってきます。

特に、属人的な手当(家族手当や住宅手当、通勤手当など)は、社員の申告によって支給するものであり、
法律に支給ルールが定められていない(会社で自由にルールを決めることができる)手当であるために、
賃金規程へ細かなルールを記載していないとトラブルになることも考えられます。

 

■旅費規程

旅費規程は、法律上きまったルールがないため、会社で細かなルールを作成しておかなければ、
個人個人の判断によりがちになり、そのために社員の不満のもとにもなりやすく、またトラブルにもなりやすいのです。

また、日当等の取扱いについては、税法上の絡みもあります。
移動時間については、労働時間に該当するのかなど労基法の問題と絡むこともあり、問題となるケースも多いのです。
休日出張についても、取り扱いを明確にする必要があるでしょう。

支給要件や計算方法、手段などを細かく整理し、文書に落としておく必要があります。

また、出張申請書旅費精算書についても、(事務効率化や一人ひとりの社員の理解を深めるためにも)市販の書類を使うのではなく、御社オリジナルの書式が必要です。

弊社では、そうした書式の作成や書類の流れに関する整備も行います。
(記入例などをいくつか作成し、社員にも明確なルールを伝えられるようにしましょう。)

実際の出張の事例をヒアリングさせていただき、それにもとづき計算方法含めた取り扱い方法について助言いたします。

また、支給要件や支給額を改定する場合には、過去1~3年間の旅費支払実績をもとに、改定後の支給額シミュレーションを行い、旅費規程を変更することによる会社側の負担の増減を予めみておきます。

 

■退職金規程

退職金規程については、支給ルールも重要ですが、準備金(積立金)などの検討も必要になります。
弊社ではそうした準備金等についても、経営コンサルタントが御社の経営状況を把握し、ご相談に乗ることができます。

 

また、『問題児(問題社員)』には退職金を支払いたくないというのが、企業側として当然の主張でしょう。
そうした支給の要件なども細かく見直しましょう。

※退職金については、退職金規程改定の時期を延ばすことで、社員の既得権(すでにもらえる権利)が膨らむケースが多いため、退職金制度の見直しをお考えの企業様は、できるかぎりお早めにご相談ください。

 

■服務規律規程

服務規律とは、社員に守ってもらいたい職場のルールを明記するものです。

弊社では、「○○しなければならない。」や「○○してはならない。」という規制だけでなく、
「なぜそうしなければならないのか」
「もしこの規制を守れなかった場合に、どのような影響があるのか
(自分への影響、同僚への影響、上司への影響、会社への影響、そしてお客様へ及ぼす影響)」
などについても細かく記載します。

特に昨今は、「ゆとり世代」の入社により、「昔は考えられなかった」事例をよく聞きます。
現代の若い方(?)は、「なぜそれがダメなのか」や「そうしてしまった場合にどのような影響があるのか」をきちんと理解できていないケースも多いと聞きます。(「そんなことまで言わないとわからないのか!?」という声が聞こえてきそうですが・・・)、そんなことまで言わないとわからないのです
!!
(なお、この服務規律規程を、入社時に社員一人ひとりにお渡ししている企業もあります。)

 

 

■慶弔休暇規程、慶弔見舞金規程

簡単な要件や金額のみの定めだと、誤解や疑義が生じやすいのが慶弔関係の規程です。
「あの人の時は支払われたのに・・・」などの不満や、
「このケースも支払ってもらえるんじゃないの?」などの誤解も起こりやすいものです。
会社がせっかく休暇を与えたり、お祝い金を支払うにもかかわらず、それが社員の不満の種になってしまうのはとてももったいないことです。

慶弔関係のルールを設けるのであれば、休暇のカウント方法や、その間の賃金の取扱い申請時のルールや、お祝金等の支払いルールについても明確にしておく必要があります。

 

■再雇用規程、選択定年規程、早期退職規程

高年齢者を御社でどのように活かしていくか」を明確にしていくことから始めます。
再雇用の条件について、人によって会社の対応が違うと、不満要素やトラブルのもとにもなりかねません。
再雇用のルール等を明確にしましょう。
なお、60歳定年後の収入については、年金の停止の有無や、雇用保険からの給付金の有無が関係してきます。
これらの規程は、企業の人件費に大きく関りますので、経営計画を練ったうえで検討していきます。

 

■役職定年制度、役職規程

「若手にもっと活躍の場を!」という思いから、役職定年制を採用する企業も増えています。
ただ、会社の方針や、ルールが不明確だと、社員のモチベーションダウンにも繋がる制度です。

どのような場合に降格するのか、降格した後にどのようなポジションに置くのかなどを明文化しておきましょう。

 

■マイカー通勤規程、マイカー業務上使用規程

マイカー通勤を認める場合や、マイカーの業務上使用を認める場合、その要件や使用上の規則を明文化しておかなければなりません。
特に、損害賠償に関する事項は明確に定めておく必要があります。
また、日頃の会社の管理保険関係の内容把握、運転者の免許に関することなど)についても、きちんとルールを定めておきましょう。

 

■OA管理規程、携帯電話使用規程

会社が社員に貸与するパソコンや携帯についての定めを記載します。

パソコンについては、パスワード管理ウイルス対策管理、社内文書複製の防止個人情報・企業情報漏洩防止管理損害賠償に関することについて、明確に記載しておきましょう。
また、会社が使用状況をチェックすることもある旨記載しておくことも重要です。

携帯電話については、携帯管理台帳、発信記録の管理、紛失や返還に関すること、また通信費用に関することなどを記載する必要があります。
また、私物の携帯については、使用できる時間帯を記載しておく(就業時間中は使用を禁止するなど)なども検討
 する必要があります。

 

■機密漏洩規程

まずは、何が「機密事項」なのかの定義する必要があります。
会社から顧客情報や人事情報などの個人情報が外部に漏れてしまった場合、個人情報保護法で処罰されるのは(そのようなことをしてしまった社員ではなく)会社なのです。
だからこそ、就業規則による規定(取締と処罰)は不可欠です。



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